De veiligheid van de vertrouwenspersoon

Die veiligheid staat onder druk, maar niet om de reden die vaak wordt genoemd.

Het ligt niet primair aan ‘de complexiteit van de casuïstiek’. Het ligt aan hoe we de rol hebben ingericht.

We hebben een functie gebouwd rondom woorden als: melden, slachtoffer en beklaagde. En precies die woorden doen iets in het brein. Ze zetten het systeem meteen in de stand van: risico, positie kiezen en juridische reflex. Nog voordat er een gesprek heeft plaatsgevonden. En daar staat de vertrouwenspersoon middenin. Niet als begeleider van een gesprek, maar als onderdeel van een proces dat al op scherp staat. Dan wordt veiligheid voor de vertrouwenspersoon per definitie ingewikkeld; die veiligheid is fragiel. Niet omdat de rol zwak is, maar omdat de context dat vaak wel is.

• In veel organisaties is de positie van de vertrouwenspersoon onvoldoende ingebed en daardoor kwetsbaar.
• Vertrouwelijkheid staat onder druk, zeker bij interne vertrouwenspersonen.
• En er is een reëel risico op carrière-impact of terughoudendheid om de rol te blijven vervullen.

Wat je ziet is dat de vertrouwenspersoon veiligheid moet brengen in een systeem dat die veiligheid zelf nog niet organiseert. Dat is de kern.

Wat zie je in de praktijk gebeuren?

1. Vertrouwenspersonen komen te laat in beeld. Vaak pas als het al geëscaleerd is. Terwijl eerder handelen veel had kunnen voorkomen.
2. Gesprekken worden vervangen door procedures. Organisaties schieten maar meldingen, onderzoeken, juridische trajecten. Terwijl experts juist zeggen dat het gesprek niet wordt gevoerd.
3. Vertrouwen ontbreekt voordat iemand spreekt: lage gespreksbereidheid komt vooral door angst en gebrek aan vertrouwen.

En daar zit iets interessants, want de vertrouwenspersoon wordt vaak gezien als oplossing, maar komt terecht in een omgeving waar het probleem al vastzit.

Drie dingen die elkaar versterken:

1. De vertrouwenspersoon is onzichtbaar tot het misgaat en is dan ineens cruciaal. Dat is precies verkeerd om. Want als je alleen zichtbaar bent bij escalatie, word je automatisch onderdeel van die escalatie.
2. We hebben het gesprek ingeruild voor systemen rond meldpunten, procedures en routes. Maar gedrag verandert niet in een systeem. Gedrag verandert in interactie en die interactie is in veel organisaties dun geworden.
3. Taal duwt mensen in posities waar ze niet meer uitkomen. Zodra iemand ‘melder’ wordt en iemand anders ‘beklaagde’ is het gesprek eigenlijk al verloren. Want dan gaat het niet meer over wat er speelt, maar over wie er gelijk heeft.

In de kranten staat veelal dat vertrouwenspersonen onder druk komen te staan als ze hun rol te ruim pakken. Dit klopt. Er zijn zelfs recente juridische uitspraken waarin vertrouwenspersonen worden teruggefloten als ze buiten hun rol treden, bijvoorbeeld als zij zelf onderzoek gaan doen.

Maar dit is de nuance die vaak ontbreekt in dat soort berichten: het probleem is niet dat de rol ‘te ruim’ wordt gepakt, het probleem is dat de organisatie de rol te smal definieert.

Want:

• Als je alleen luistert, ben je een doorgeefluik.
• Als je alleen registreert, ben je onderdeel van het systeem.
• Maar als je gaat duiden en signaleren, dan kom je in het spanningsveld.

Op sociale media lees je vaak dingen als ‘het bijstaan van de beklaagde’, maar deze framing klopt niet. Want als je iemand ‘beklaagde’ noemt:

• Zit je al in een juridisch kader;
• Ontstaat er een verdedigingsmechanisme;
• En verschuift de rol van de vertrouwenspersoon richting een partij kiezen.

Terwijl de kern juist zou moeten zijn:

• Wat is hier gebeurd?
• Wat speelt er onder dit gedrag?
• Wat is er nodig om dit gesprek te kunnen voeren?

Dat vraagt niet ‘bijstaan’: dat vraagt het begeleiden van interactie. En dat is iets heel anders.

In welke valkuil moet een vertrouwenspersoon niet stappen?

Rolvast blijven op papier en daarmee irrelevant worden in de praktijk. Of anders gezegd: je wordt geen onderzoeker, maar je mag ook geen passieve luisterlijn worden.

Andere valkuilen:

1. Meegaan in het systeem: je laat je positioneren als ‘meldpunt’ en verliest hierdoor je invloed.
2. Te loyaal zijn aan de organisatie of aan de melder. Beide ondermijnen je positie.
3. Denken dat neutraliteit hetzelfde is als stil blijven, terwijl je juist moet kunnen spiegelen en duiden.
4. Meegaan in labels zonder ze te bevragen.
5. Denken dat zichtbaarheid een risico is, terwijl onzichtbaarheid juist risico creëert.
6. Neutraliteit verwarren met afstand.
7. Je zelf te belangrijk gaan vinden.

Tot slot de grootste valkuil: je laten reduceren tot een meldpunt. Dan gebeurt er dit: je wacht tot iemand komt; je registreert; je verwijst en denkt dat je neutraal bent. Maar in werkelijkheid ben je onderdeel geworden van een reactief systeem.

Hoe kunnen we de veiligheid van de vertrouwenspersoon beter borgen?

Niet door de rol kleiner te maken, maar juist door ’m anders te positioneren: van meldpunt naar gesprekspartner, waarbij contact genormaliseerd wordt.

Niet alleen bij problemen, maar juist daarvoor. En niet met nóg een protocol. Dat werkt niet.

Wat wel werkt (en dit is waar het vaak schuurt):

1. Positioneer de vertrouwenspersoon strategisch: als onderdeel van hoe de organisatie kijkt naar gedrag.
2. Zorg voor echte onafhankelijkheid: de beschikbaarheid van externe opties en duidelijke kaders.
3. Maak signaleren belangrijk. Nu is alles veelal ingericht op incidenten, terwijl veiligheid juist zit in wat je eerder ziet.
4. Normaliseer het gesprek voordat het escaleert. Dat haalt druk weg bij zowel medewerkers als de vertrouwenspersoon.
5. Bescherm de rol actief vanuit leiderschap. Niet alleen juridisch, maar cultureel.
6. Zichtbaar zijn door kennis en duiding. Niet wachten tot iemand komt, maar actief: patronen delen, gedrag duiden en taal bespreekbaar maken. Dan verschuift je rol van ‘laatste halte’ naar ‘onderdeel van het dagelijks werk’.
7. Werk vanuit een proactief preventie ritme: signaleren → duiden → dialoog → verankeren.

De vraag is eigenlijk niet: hoe beschermen we de vertrouwenspersoon?

De vraag is: waarom maken we een rol die veiligheid moet brengen in een systeem dat zelf nog niet veilig genoeg is?

Zolang we die vraag ontwijken, blijft de vertrouwenspersoon balanceren. En precies daar zit het verschil tussen een reactieve functie en de proactieve vertrouwenspersoon die beweging brengt.