Jouw kerntaken als proactieve vertrouwenspersoon
Jouw taken zijn breed en omvatten drie kerntaken:
- Voorlichting, preventie en strategisch advies
Je speelt een actieve rol in het vergroten van bewustzijn over sociale veiligheid. Dit doe je door informatie te delen, trainingen te verzorgen en signalen binnen de organisatie bespreekbaar te maken. Daarnaast neem je als proactieve vertrouwenspersoon een strategische rol in door trends en terugkerende thema’s te signaleren en deze (geanonimiseerd) te rapporteren aan het management. Op basis van deze signalen geef je zowel gevraagd als ongevraagd advies over beleidsontwikkeling en verbetermaatregelen. Ook faciliteer je teamgesprekken en draag je bij aan een cultuur waarin sociale veiligheid continu onder de aandacht blijft. - Eerste opvang en vertrouwelijk advies
Je biedt medewerkers een veilige en laagdrempelige plek waar zij hun zorgen kunnen uiten. Je luistert, ondersteunt en helpt hen bij het verkennen van hun opties, zonder dat er direct formele stappen worden ondernomen. Jij geeft advies over mogelijke vervolgstappen en verwijst, indien nodig, door naar gespecialiseerde ondersteuning binnen of buiten de organisatie. - Begeleiding en ondersteuning
Wanneer een medewerker besluit verdere stappen te zetten, bied jij begeleiding en ondersteuning. Dit kan variëren van hulp bij het formuleren van een melding tot morele steun in het proces. Jij fungeert als sparringpartner en helpt medewerkers om op een weloverwogen manier keuzes te maken.
Wat kun jij als vertrouwenspersoon betekenen?
Medewerkers kunnen bij jou terecht met uiteenlopende vragen en zorgen. Je bent er niet alleen voor situaties waarin iemand overweegt een melding te maken, maar ook voor bredere vraagstukken rondom welzijn en sociale veiligheid. Jij kunt ondersteuning bieden bij:
- Vragen over sociale veiligheid en het preventiebeleid van de organisatie.
- Het omgaan met een lastige thuissituatie die effect heeft op het werk.
- Het ervaren van een onprettige sfeer op de afdeling en het zoeken naar oplossingen.
- Het zijn van een getuige van ongewenst gedrag en twijfels over hoe hiermee om te gaan.
- Het bespreken van andere persoonlijke of werkgerelateerde zorgen.
Vertrouwelijkheid en vrijblijvendheid
Een gesprek met jou als vertrouwenspersoon is altijd vertrouwelijk en vrijblijvend. Jij onderneemt geen actie met de gedeelde informatie, tenzij de medewerker daar expliciet om vraagt. Het doel van deze gesprekken is om medewerkers een veilige ruimte te bieden waarin zij hun zorgen kunnen delen en ondersteuning kunnen ontvangen. Jij helpt hen inzicht te krijgen in hun situatie en begeleidt hen in het maken van een weloverwogen keuze over eventuele vervolgstappen.
Gesprek versus melding
Het is belangrijk om het verschil tussen een gesprek en een officiële melding helder te maken:
- Gesprek: een informeel gesprek waarin jij de medewerker ondersteunt, adviseert en helpt om opties te verkennen. Er worden geen formele stappen ondernomen zonder instemming van de medewerker.
- Melding: een formele actie die wordt gedaan bij HRM of een leidinggevende. Dit kan leiden tot een onderzoek of andere interventies, waarbij HRM of de leidinggevende bepaalt welke vervolgstappen nodig zijn.
Jij bent als vertrouwenspersoon géén meldpunt. Medewerkers kunnen bij jou terecht om een melding te bespreken of te overwegen, maar meldingen zelf worden ingediend bij HRM of leidinggevenden.
Bewustwording, preventie en strategisch advies
Als vertrouwenspersoon heb je een signalerende én strategische rol. Wanneer bepaalde thema’s regelmatig terugkomen in gesprekken, kun je dit (geanonimiseerd) onder de aandacht brengen bij de organisatie. Dit helpt om preventieve maatregelen te nemen en een veilige werkomgeving te bevorderen.
Daarnaast ga je als proactieve vertrouwenspersoon nog een stap verder. Door jaarlijkse rapportages op te stellen over trends en risico’s, geef je het management waardevolle inzichten en aanbevelingen voor verbetering. Je draagt actief bij aan beleidsontwikkeling en ondersteunt leidinggevenden bij het voeren van preventieve gesprekken over sociale veiligheid binnen hun teams. Door het organiseren van teamgesprekken en het stimuleren van een open dialoog help je een werkcultuur te creëren waarin sociale veiligheid continu aandacht krijgt.