Preventieve positie & signalerende rol
Een gesprek is niet automatisch een casus – maar kan wel een signaal zijn van een bredere onderstroom. De proactieve vertrouwenspersoon:
- Registreert en herkent terugkerende signalen zonder namen te noemen;
- Werkt met vertrouwelijke trendrapportages;
- Geeft advies over structurele knelpunten in gedrag, leiderschap of cultuur;
- Legt verbinding tussen individuele beleving en organisatieontwikkeling.
Informele route
Deze route biedt ruimte voor verheldering, verwerking en versterking.
Kenmerken:
- Er is geen formele melding of klacht.
- Het gesprek is vertrouwelijk en vrijblijvend.
- De medewerker houdt regie over mogelijke vervolgstappen.
- De Vip kan adviseren over communicatie, bemiddeling of herstelaanpak.
Proactieve interventies:
- Gesprekshulp bieden om zaken zelf bespreekbaar te maken.
- Reflectiekaarten inzetten.
- Aandachtspunt discreet inbrengen in overleggen (HR/leidinggevenden).
Formele routes (melding of klacht)
Als een medewerker besluit een formeel traject te starten, begeleid je bij het kiezen van de juiste route:
Melding
- Gericht op het stopzetten van ongewenst gedrag.
- Wordt gedeeld met een bevoegde functionaris (HR, integriteitsfunctionaris).
- Kan ook anoniem (bij integriteitsschendingen) volgens wetgeving.
Klacht
- Gericht op erkenning en beoordeling van het gedrag en de impact.
- Behandeling door een onafhankelijke klachtencommissie.
- Klager en aangeklaagde worden gehoord; geen anonimiteit mogelijk.
De Vip blijft onafhankelijk en ondersteunend, maar vervult geen rol in het onderzoek.
Interne en externe procedures
Intern:
- Sneller, laagdrempeliger, met meer grip op opvolging.
- Vertrouwelijkheid moet structureel geborgd zijn.
Extern:
- externe vertrouwenspersoon, integriteitsbureau, ombudsfunctie.
- Meer afstand en objectiviteit, maar vaak langer proces.
- Passend bij (zeer) gevoelige kwesties of wantrouwen in interne afhandeling.
Wettelijke kaders en rechten
- Wet bescherming klokkenluiders: recht op anonieme melding bij integriteitsschendingen.
- Arbowet: verplicht organisaties tot beleid tegen ongewenst gedrag.
- AWB (bestuursrecht): kaders voor klachtenprocedures.
De Vip is géén juridisch loket, maar informeert medewerkers over hun rechten en opties.
Cultuur, communicatie en preventie
De proactieve vertrouwenspersoon:
- Draagt bij aan heldere communicatie over gedrag, grenzen en aanspreekcultuur;
- Stimuleert dialoog: bijvoorbeeld door teamgesprekken, lunchsessies, post-it reflecties of veilige check-ins;
- Ondersteunt leiderschap in het zichtbaar maken van waarden en voorbeeldgedrag;
- Adviseert HR, OR en management op basis van data, gesprekken en gevoel.
Aanbevelingen voor organisaties
- Zorg dat de vertrouwenspersoon geen ‘afvoerputje’ is, maar een strategisch partner.
- Geef ruimte voor trendrapportages zonder dat de vertrouwelijkheid in gevaar komt.
- Betrek de Vip bij cultuur- en risico-inventarisaties.
- Zet preventie op de agenda – niet pas bij incidenten.
Conclusie
De proactieve vertrouwenspersoon is geen eindstation, maar een katalysator voor bewustwording, dialoog en verandering. Juist door signalen vroegtijdig te duiden en bespreekbaar te maken, draagt de Vip bij aan een werkomgeving waarin integriteit en veiligheid geen beleid zijn op papier, maar een gedeelde realiteit in de praktijk.