1. Voorbereiding op een moeilijk gesprek
Een goed voorbereid gesprek verloopt vaak rustiger en productiever.
Bepaal het doel
- Wat wil je met dit gesprek bereiken?
- Wat heeft de medewerker nodig?
- Welke informatie moet besproken worden?
Creëer een veilige omgeving
- Kies een rustige privéruimte zonder afleiding.
- Zorg voor een open en neutrale houding.
- Stel de medewerker gerust door de vertrouwelijkheid te benadrukken.
Wees mentaal voorbereid
- Verwacht emotionele reacties zoals boosheid, verdriet of frustratie.
- Zorg dat je zelf kalm blijft en niet persoonlijk betrokken raakt.
- Bereid je voor op mogelijke weerstand en hoe je hierop reageert.
2. Structuur van het gesprek
Een duidelijke structuur helpt om het gesprek in goede banen te leiden en voorkomt dat het uit de hand loopt.
Begin met duidelijkheid
- Leg het doel van het gesprek uit: “Ik wil graag met je praten over…”
- Bevestig de vertrouwelijkheid en geef aan dat het een veilige ruimte is.
Actief luisteren en empathie tonen
- Laat de medewerker zijn of haar verhaal doen zonder onderbreking.
- Gebruik parafraseren en samenvatten om te laten zien dat je luistert.
- Benoem emoties: “Ik merk dat dit je raakt.”
Blijf neutraal en objectief
- Gebruik ik-boodschappen in plaats van verwijten: “Ik merk dat dit een lastige situatie voor je is” in plaats van “Je reageert te emotioneel.”
- Vermijd interpretaties en blijf bij de feiten.
Omgaan met emoties
- Boosheid: Blijf rustig en laat de ander zijn frustratie uiten zonder in de verdediging te schieten.
- Verdriet: Geef ruimte voor emoties en toon begrip zonder te dramatiseren.
- Weerstand: Stel open vragen zoals “Wat maakt dit voor jou lastig?” en blijf geduldig.
Werk toe naar een oplossing
- Vraag de medewerker welke oplossing hij of zij zelf ziet.
- Bied ondersteuning en geef opties zonder te sturen.
- Bespreek vervolgstappen: “Wat is een eerste stap die je kunt zetten?”
3. Valkuilen bij moeilijke gesprekken
- Te snel met oplossingen komen: Laat de medewerker eerst zijn of haar kant van het verhaal vertellen.
- Te confronterend zijn: Geef ruimte aan emoties en dwing geen antwoorden af.
- Het gesprek afkappen: Ook als het gesprek ongemakkelijk wordt, blijf betrokken en geduldig.
Door deze technieken toe te passen, kunnen je als vertrouwenspersoon moeilijke gesprekken effectiever en met meer vertrouwen voeren.